O SECRETÁRIO EFICIENTE

CUIDADOS AO ELABORAR UMA ATA

Conforme demonstraremos nos adendos dessa pequena apostila, as atas possuem detalhes técnicos por serem os registros técnicos de atos ou fatos técnicos. Isso requer os cuidados de identificação dos detalhes técnicos, dos algarismos arábicos, ordinais, cardinais, fracionários e multiplicativos todos redigidos por extensos. Excetuam-se (nas atas eclesiásticas e associacionais e convencionais que não forem levadas para registros, as datas e endereços de logradouros). No entanto, as cifras e quantidades são altamente recomendadas a serem registradas por extenso, com fonte tamanho mínimo 11; e no caso de registros a mão, letra cursiva sem rasuras.

Há formas clássicas e protocolares nos tratamentos nas redações de atas. Na maioria das citações sobre pessoas ocorrem as formas de tratamento “senhor” e “senhora”, como: “senhor presidente”, “senhores conselheiros”, “senhoras presentes”, etc. Estando no plenário autoridades que exijam a excelência ou o tratamento distintivo, o Secretário (em caso de dúvida) deve consultar o dirigente da mesa qual o melhor tratamento para a autoridade ali investida na pessoa presente. “Sua excelência o Prefeito da Cidade, o Governador do Estado, o Presidente da República, o General tal, o Brigadeiro tal, o Almirante tal, etc.

As horas devem ser grafadas por extenso ou abreviadas sem espaços ou pontos; ex. 10h, 1020h (dez horas) e (dez horas e vinte minutos).

O Secretário deve ter especial atenção ao horário de início das sessões de uma assembleia, ao início das reuniões de um Conselho, ao início das assembleias da igreja. Esse início é quando o presidente declara aberta a sessão; ou declara a Igreja em assembleia. Havendo proposta e apoio, aguarde a aprovação para registrar o horário de início no momento da aprovação. Da mesma forma ocorre com o término. Com o anúncio do término da sessão, da reunião ou da assembleia o Secretário deve anotar o horário e registrar o momento final que geralmente ocorre com oração ou bênção apostólica.

REGISTROS DE PROPOSTAS E DE DISCUSSÕES

Toda proposta não entendida pelo secretário deverá ser repetida elo proponente para que seja registrada. Havendo duas ou mais propostas, somente será registrada aquela que entrar em votação. Havendo proposta substitutiva, o secretário ficará atento se na verdade ela substituirá ou não a proposta original; se não substituir a proposta original, ela será desconsiderada e nem mesmo será registrada. A proposta aditiva será votada primeiro. Se uma proposta aditiva for aprovada, esta será incorporada à proposta inicial e, ela terá o nome de proposta final. Esta proposta final será votada. Se a proposta final (mesmo após adição) não for aprovada, registra-se a proposta que a mesa colocar em votação (ficando a cargo do presidente oferecer o registro das duas circunstâncias: a adição e a rejeição; ou apenas a proposta inicial sem a adição.

Assinatura das atas. Primeiramente assina o secretário ou os secretários (caso a ata seja feita a duas ou mais mãos) e logo após a pessoa que conduziu a sessão ou a reunião. Tome o cuidado de deixar espaço para a pessoa que encerrou a reunião ou a sessão; esse que assinará a ata. Uma ata poderá passar por várias direções durante a sua lavratura; mas somente quem a encerra que deverá assinar como responsável. Não há mais de uma pessoa responsável pela assinatura de uma direção. Quem assina o encerramento de uma ata, de uma sessão, de uma assembleia é o responsável por todo o trabalho realizado.

Evite, a todo custo, adjetivos apreciativos ou depreciativos em atas.

A leitura de uma ata pode ser um fato entediante ou um momento de rara beleza, de poesia, de estilo e elegante leitura. Um refinamento na leitura da ata não representa um pedantismo ou rebuscamento do secretário. É uma oportunidade de dar informação com arte. O pastor Ivo Augusto Seitz (Ex-Secretário Geral da Junta de Missões Nacionais), um exímio secretário de igreja, associações e Convenções de todos os níveis, revela que uma ata possui: alma, beleza e conteúdo para não entediar.

Uma ata possui alma quando é viva. O secretário ou secretária precisa criar uma ata com alma e lê-la com a alma. É um exercício de extrema emoção e habilidade. Fazer renascer na mente do proponente e do apoiador, bem assim de todo o plenário: acontecimentos, detalhes, pormenores técnicos, apelações, decisões e (algumas vezes) os votos contrários. Um voto contrário pode, muitas vezes, salvar uma situação, permitir um acerto futuro, corrigir a falta de um desatento presidente de mesa ou secretário; muitas vezes de um plenário eufórico em decidir certo entrave altamente polêmico. A amargura de ter um mensageiro votado contra no mês anterior poderá ser um alívio no mês seguinte. A ata precisa ter alma e ser lida com a alma.

Uma ata possui beleza quando é lavrada com maestria, concisão, incorreção, ortografia, coerência, objetividade; despojada de atavios adjetivescos, preciosismos, lamúrias e apelações. Deve ainda uma ata ser registrada sem notações prolixas, entonações inócuas, verborréias e paternalismos de qualquer natureza. Ata é beleza, poesia, prosa poética informando atos importantes da vida daquela organização.

Finalmente uma ata possui conteúdo quando conta o fato; não a vida dos personagens. Numa narrativa temos: os fatos (que formam a trama histórica), mas temos também outros elementos; o espaço (físico ou idealizado), o tempo (cronológico ou imaginário, também chamado de tempo psicológico); os mais variados personagens que fazem parte da narrativa (os principais e os secundários) e o foco narrativo (a ótica de quem está narrando os fatos; se de dentro ou fora do plano narrado). Muitas vezes um secretário ou secretária, com a finalidade de dar fidelidade aos fatos, confunde o agente com a ação. Era para desenhar o ocorrido, ipsis literis, descreve o protagonista da ação; às vezes o deuteragonista ou outro personagem qualquer, enquanto o conteúdo fica esquecido no tempo. Se não houver aquele ouvinte cuidadoso, meticuloso e atencioso à causa; perde-se um fato importante. A sessão fica pobre de conteúdo e muitos poderão sofrer por esta dificuldade do serviço do secretário.

Para salvar um secretário destes simples problemas o mercado moderno está bem servido de recursos. Há manuais de Redação de todos os estilos. Há também novidades na informática que muito ajudarão neste mister. Há ainda ajudas nos gabinetes e nas salas de reunião. Nestas horas é mais nobre curvar-se diante da inteligência de outrem que ser envergonhado diante da plateia.

Obs. A expressão “Em Tempo” tem evitado, mas, às vezes causado alguns embaraços aos secretários e aos dirigentes de sessões. Quaisquer falhas detectadas pelos secretários podem ser registradas pelos secretários logo após as assinaturas; grifadas estas expressões; e, se possível, a expressão “Em Tempo” deve ser escrita com outra fonte de letra ou outro tipo de tinta.

Outras informações importantes você poderá encontrar em nossos periódicos da denominação ou nas ferramentas de uso das várias organizações religiosas das nossas convenções denominacionais.

Importante documento sobre o secretário de uma igreja batista você encontra no livro do Pr. Ebenézer Soares Ferreira, MANUAL DA IGREJA E DO OBREIRO. Outros trabalhos de igual importância estão à disposição de nossos secretários ou das secretárias em editoras.